Como reunir num só lugar as informações da academia que estão espalhadas por cadernos, WhatsApp e Excel

Onde costuma guardar as informações da academia do seu filho? O número de telefone fica no conversa no WhatsApp, a mensalidade num ficheiro Excel, o horário escrito à mão num caderno. Muita gente vive assim. E quando surge o momento em que precisa mesmo da informação, começa a pergunta: “Onde é que eu tinha isso?” Provavelmente já passou por isso pelo menos uma vez.

A razão para eu ter começado a criar o Gerenciador de Aulas também nasceu, no fundo, deste problema de dispersão. Quando andava a acompanhar as aulas ao domicílio da minha filha mais velha, procurei uma app de gestão de horários que realmente me servisse, mas não encontrei nada de que gostasse. Essa experiência acabou por me levar a criar a minha própria solução. Ainda hoje, o critério mais importante para mim continua a ser o mesmo: “Consigo encontrar o que preciso sem andar à procura?”

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Porque é que a informação fica tão espalhada?

A razão é simples: os próprios canais por onde a informação chega já são diferentes entre si.

• WhatsApp: avisos do professor ou da direção, mudanças de horário
• Folhetos em papel: horários entregues na inscrição, informações sobre materiais
• Excel ou app de notas: registo mensal de pagamentos feito por nós
• Galeria de fotografias: trabalhos de casa, testes ou folhas digitalizadas

Cada formato faz sentido no momento em que chega, mas com o passar do tempo torna-se difícil perceber onde ficou cada coisa. E quando a criança frequenta duas ou três academias, a complexidade aumenta ainda mais.

Uma forma realista de consolidar a informação

1. Primeiro, tirar tudo cá para fora e fazer uma lista

O primeiro passo é perceber o que existe e onde está. Abra as conversas, a app de notas, o caderno e os ficheiros Excel, e tente reunir estes pontos.

• nome da academia e dias/horas das aulas
• contacto da direção ou do professor responsável
• mensalidade e dia de pagamento
• custos extra, como materiais ou aulas especiais

Só este levantamento já reduz bastante aquela confusão do género “esta academia era à terça e quinta ou à segunda e quarta?“

2. Reduzir o canal de registo a um só

O mais importante para reunir a informação não é apenas juntá-la uma vez, mas criar o hábito de registar sempre no mesmo sítio sempre que entra algo novo. Por melhor que seja a ferramenta, se a informação continuar a entrar em vários lugares, vai acabar espalhada outra vez.

Se chegar um aviso por WhatsApp, é importante ter a rotina de o copiar logo para o local definido, ou de o introduzir diretamente na app.

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3. Escolher a ferramenta que mais se abre no dia a dia

Mais importante do que encontrar a ferramenta perfeita é usar uma ferramenta que se use mesmo. Pode criar um Excel impecável, mas se tiver de abrir o portátil sempre que quiser ver alguma coisa, é muito provável que acabe por voltar às notas no WhatsApp.

Se conseguir abrir no telemóvel e ver rapidamente, por academia, os horários e os custos, a probabilidade de manter o hábito aumenta muito.

O que muda depois de organizar tudo

Quando se juntam as informações da academia num único espaço, muita coisa fica mais simples do que parece. Passa a ser mais fácil saber quando sai cada pagamento, perceber em que dia a criança vai a cada atividade e deixar de procurar números de telefone em conversas antigas.

O mais importante na consolidação da informação não é fazer uma arrumação bonita uma vez só, mas criar uma estrutura em que tudo continue a acumular-se no mesmo lugar. Foi por isso que, no Gerenciador de Aulas, procurei não separar demasiado os dados base da academia, os horários, os custos e as notas. A ideia foi permitir que tudo ficasse ligado no mesmo fluxo. Quando chega um novo aviso, em vez de fechar o mensageiro e procurar outra aplicação para tomar nota, basta atualizar um único registo de referência.

Esta estrutura é importante porque reduz o tempo de procura. Ao entrar pelo nome da academia, devia ser possível ver logo os dias e horários, o valor da mensalidade e as notas mais recentes. É isso que faz com que a ferramenta seja realmente usada com frequência. No fim de contas, o objetivo de mudar de ferramenta não é ter tudo mais bonito, mas gastar menos tempo a encontrar o que se precisa no momento certo. Quando experimentar reunir a informação que estava espalhada, vai sentir uma diferença maior do que esperava.

Pode descarregar o Gerenciador de Aulas através dos links abaixo.